Egy weboldal elkészítésének első lépéséhez jóval kevesebb kész anyag kell, mint sok vállalkozó gondolja. A valódi kiindulópont négy kérdés: mi a vállalkozás célja, kiknek szól, mit kínál és milyen szerepet kap a weboldal az érdeklődő útjában.
A végleges szövegek, képek, domain, tárhely és technikai hozzáférések egy része a következő munkafázisokban is rendezhető. Az indulás minőségét elsősorban az határozza meg, mennyire tiszta a vállalkozás helyzete és a készülő oldal feladata.
Ezért amikor valaki arra keres rá, hogy „mi kell egy weboldalhoz?”, „mire van szükség weboldal készítéshez?” vagy „mit kell előkészíteni weboldal készítés előtt?”, érdemes három külön időpontot megkülönböztetni: az első igényfelmérést, a kivitelezés tényleges kezdetét és az élesítést. Mindháromhoz más információkra és anyagokra van szükség.
Az első lépés: először a problémát kell érteni
A weboldal interaktív rendszer. Az ISO 9241-210 emberközpontú tervezési szabványa a weboldalakat is az interaktív rendszerek közé sorolja és a tervezési folyamatot a felhasználók, a használati helyzet és az igények megértésére építi.
A brit Government Digital Service szolgáltatástervezési útmutatója ugyanezt a gyakorlatban úgy fogalmazza meg, hogy a tervezés előtt érdemes megérteni, kik a felhasználók, mit próbálnak elérni, milyen problémákkal találkoznak és milyen eredményre van szükségük.
Egy kisvállalkozói weboldalnál ez egyszerű kérdésekre fordítható le.
Ki érkezik az oldalra? Milyen helyzetben keres megoldást? Mit szeretne megtudni, mielőtt kapcsolatba lép? Mi alapján tudja eldönteni, hogy az adott szolgáltatás illik hozzá?
Ha ezek a kérdések még több irányba mutatnak, érdemes előbb a célcsoport és az ajánlat tisztázásával foglalkozni. A Webország működésében is ez az alapelv jelenik meg: bizonytalan célcsoport vagy kommunikációs irány esetén a tervezést igényfelméréssel érdemes kezdeni.
1. Tisztázott vállalkozási cél
A weboldal készítés első lépése annak meghatározása, hogy mire szolgál majd az oldal.
Egy bemutatkozó weboldal feladata lehet például a vállalkozás és a szolgáltatások áttekinthető bemutatása, bizalomépítés, ajánlatkérés támogatása vagy kapcsolatfelvétel előkészítése. Egy landing oldal egy konkrét ajánlatra koncentrál. Egy webshop már teljes értékesítési folyamatot, fizetést, szállítást és rendeléskezelést is magával hozhat.
A választott cél hatással van az oldalszerkezetre, a szövegezésre, a funkciókra és a projekt terjedelmére. Ezért hasznos először a weboldal szerepét és üzleti célját tisztázni.
Egy használható kiinduló mondat gyakran ennyire egyszerű:
„A weboldal feladata, hogy a megfelelő érdeklődő gyorsan megértse, mivel foglalkozom, kinek szól a szolgáltatásom és hogyan tud kapcsolatba lépni velem.”
Ebből már valódi szerkezet építhető.
2. Érthető célcsoport
A következő kérdés az, hogy kinek készül a weboldal.
A célcsoport ismerete jóval többet jelent néhány demográfiai adatnál. A weboldal szempontjából az számít, hogy az érdeklődő milyen kérdéssel érkezik, milyen szavakat használ, mitől bizonytalanodik el, milyen információt keres és milyen döntést szeretne meghozni.
A felhasználói kutatás szakirodalma szerint a használók bevonása általában kedvezően kapcsolódik a rendszer sikeréhez, ugyanakkor az eredmény függ a bevonás módjától és szakaszától.
Ez arra utal, hogy a célcsoport megkérdezése önmagában kevés. Strukturált kérdésekre, releváns válaszadókra és értelmezhető visszajelzésekre van szükség.
Egy vállalkozói weboldalnál már néhány valós ügyfélkérdés, korábbi érdeklődői e-mail, keresési kifejezés vagy értékesítési tapasztalat is használható alapot adhat. Ha ilyen tapasztalat még kevés áll rendelkezésre, célzott kutatás segíthet a szóhasználat és a döntési szempontok feltárásában.
3. Pontosan körülírható szolgáltatás vagy ajánlat
A weboldal azt tudja világosan bemutatni, ami a vállalkozás oldalán is körülírható.
Érdemes ezért még a tervezés előtt összefoglalni, mit kap az ügyfél, milyen keretek között, milyen folyamatban, körülbelül milyen árszinten és mi történik a kapcsolatfelvétel után.
Ez különösen fontos szolgáltató vállalkozásoknál. Ha az ajánlat folyamatosan változik, a weboldal szövege, információs hierarchiája és belső útvonalai is újra meg újra változhatnak.
A követelmények változását vizsgáló szoftverfejlesztési kutatások szerint a gyakori követelményváltozás kapcsolatban állhat a határidő- és költségtúllépéssel.
Ezek a kutatások nagyobb informatikai projekteket vizsgálnak, így egy egyszerű WordPress oldal pontos idejére vagy költségére közvetlen becslésre korlátozottan alkalmasak. A folyamat szintjén viszont jól látható az összefüggés: minél tisztább a projekt tartalma induláskor, annál kiszámíthatóbban szervezhető a kivitelezés.
A Webország fix keretek között készülő bemutatkozó weboldala ezt a bizonytalanságot csökkenti azzal, hogy már a projekt elején rögzíti az oldalak, funkciók és alapfeladatok körét.
4. Weboldal brief vagy igényfelmérés
A weboldal brief feladata, hogy az üzleti információkat tervezhető formába rendezze.
Egy jól felépített briefből kiderül a vállalkozás tevékenysége, célcsoportja, fő szolgáltatása, a weboldal célja, a meglévő online helyzet, a szükséges funkciók, a rendelkezésre álló tartalmak és a későbbi bővítési elképzelések.
Ezért a brief értéke elsősorban abban áll, hogy a sok különálló gondolatból közös kiindulási pontot készít.
A Webországnál ezt a szerepet a weboldal igényfelmérő tölti be. A felmérő alapján láthatóvá válik, milyen megoldás illik a vállalkozás aktuális helyzetéhez és milyen anyagokra lesz szükség a következő szakaszban.
5. Szövegek: kész szöveg helyett használható alapanyag
A „mire van szükség weboldal készítéshez?” kérdésnél sok vállalkozó elsősorban a szövegre gondol.
A tervezés kezdetén már sokat segít egy használható vázlat. Ez lehet korábbi bemutatkozó szöveg, szolgáltatásleírás, ajánlat, prezentáció, közösségi médiás bemutatkozás vagy akár pontokba szedett szakmai jegyzet.
A legfontosabb, hogy az alapanyagból kiderüljön, mivel foglalkozik a vállalkozás, kiknek segít, milyen szolgáltatásokat kínál, hogyan zajlik az együttműködés és milyen kérdések merülnek fel rendszeresen.
A végleges webszöveg már a kialakított struktúrához igazítható. Ez azért praktikus, mert a szöveg és a design egymást alakítja: egy rövid fő üzenet más vizuális teret igényel, mint egy összetett szolgáltatásmagyarázat.
A Webország bemutatkozó oldalának keretei szerint meglévő alapanyagok finomítása az adott projekt része lehet, míg a teljes szövegírás külön feladatként kezelhető.
6. Képek, logó és arculati elemek
A vizuális anyagok állapota szintén befolyásolja a kivitelezést, de az első igényfelméréshez már egy meglévő logó, néhány használható fotó vagy arculati referencia is elegendő kiindulópont lehet.
Ha rendelkezésre áll arculati kézikönyv, színpaletta, betűtípus vagy korábbi grafikai rendszer, ezeket érdemes átadni. Ha a vállalkozásnak saját fotói vannak, azokat eredeti, nagy felbontású formában célszerű összegyűjteni.
A képek szerepe jóval több a díszítésnél. Egy szolgáltató vállalkozásnál valódi munkakörnyezet, személyes portré, referencia vagy folyamatábra segítheti a hitelesség és az érthetőség kialakítását.
A bizalom szempontjairól részletesebben a vállalkozások online hitelességéről szóló cikk foglalkozik.
7. Milyen funkciókra van szükség?
A weboldal készítés előtt célszerű különválasztani a jelenlegi feladatot és a későbbi lehetőségeket.
Egy egyszerű vállalkozói weboldalnál gyakran elegendő a szolgáltatások bemutatása, kapcsolatfelvételi űrlap, alapvető keresőoptimalizálási struktúra és néhány bizalomépítő tartalmi elem.
Az időpontfoglalás, online fizetés, felhasználói fiók, többnyelvűség, webshop, automatizáció vagy külső rendszerekkel történő összekapcsolás már új követelményeket és technikai függőségeket hoz.
Ezért hasznos külön megfogalmazni: mire van szükség az induló verzióban és mi kerülhet egy későbbi fejlesztési szakaszba.
Az aktuális Webország-csomagok terjedelme az árak és keretek oldalon látható részletesebben.
8. Domain és tárhely: mikor kell velük foglalkozni?
A felhasználói kérdésekben gyakran megjelenik a „domain + tárhely elég?” kérdés. Technikailag mindkettő fontos része egy saját WordPress weboldal működésének, az első tervezési lépéshez azonban még elsősorban üzleti és tartalmi információkra van szükség.
A domain a weboldal címe, a tárhely pedig az a szerverkörnyezet, ahol a WordPress és az oldal fájljai, adatbázisa működnek.
Ha ezek már rendelkezésre állnak, a kivitelezéshez szükséges hozzáféréseket biztonságos módon át kell adni. Ha még választás előtt állnak, a technikai igények ismeretében célszerű tárhelyet választani.
A Webország GYIK-je külön kezeli a tárhely, a hozzáférések és a technikai felelősség kérdéseit (Weboldalkészítés – gyakori kérdések és tudnivalók).
9. Jogi tartalmak: az élesítés részei
A weboldal jogi tartalma a vállalkozás működésétől és az oldalon végzett adatkezeléstől függ.
Ha például kapcsolatfelvételi űrlap személyes adatokat gyűjt, az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének 13. cikke szerint az adatgyűjtéskor többek között tájékoztatást kell adni az adatkezelő kilétéről, az adatkezelés céljáról és jogalapjáról.
Webshop vagy más online értékesítési folyamat további jogi dokumentumokat és tájékoztatási kötelezettségeket is felvethet.
A webfejlesztő a dokumentumok technikai elhelyezését és a kapcsolódó felületek kialakítását el tudja végezni. A jogi tartalom szakmai megfelelősége a vállalkozás működéséhez kötődik, ezért összetettebb esetben jogi szakember bevonása ad biztosabb alapot.
A lényeg időzítési szempontból egyszerű: ezeknek a tartalmaknak az éles weboldal adatkezelési és értékesítési folyamataihoz kell igazodniuk.
Három külön indulási pontot érdemes megkülönböztetni
Az első kapcsolatfelvételhez elég a vállalkozás, a cél, a célcsoport és a fő szolgáltatás rövid leírása.
A kivitelezés tényleges kezdetéhez már tisztázott projektkeret, jóváhagyott irány, használható szöveges alapanyagok, rendelkezésre álló vizuális anyagok és a szükséges technikai hozzáférések kellenek.
Az élesítéshez végleges tartalom, működő kapcsolati adatok, megfelelő domain- és tárhelybeállítások, ellenőrzött űrlapok, valamint az adott működéshez szükséges jogi és adatkezelési tartalmak szükségesek.
Ez a három szint sok felesleges bizonytalanságot levesz a weboldal készítéséről. Az érdeklődés pillanatában tehát a szükséges információk köre még jóval kisebb egy teljesen kész projektcsomagnál.
Mi történik, ha valamelyik alap még bizonytalan?
Ilyenkor az indulás első feladata maga a tisztázás.
Ha a célcsoport kérdéses, kutatás vagy meglévő ügyféladatok elemzése adhat támpontot. Ha az ajánlat túl tág, előbb annak kereteit érdemes rendezni. Ha a tartalom hiányos, vázlatból és szakmai alapanyagokból kialakítható a szükséges struktúra. Ha a technikai háttér hiányzik, az igények ismeretében választható megfelelő megoldás.
A Webország működésében ezért az ajánlatot megelőzi az igényfelmérés. A cél, hogy előbb látható legyen a projekt tényleges tartalma, majd erre épüljön az írásos, tételes ajánlat és az ütemezés.
Mire van tehát szükség a weboldal indulásához?
A legfontosabb kiindulópont egy tiszta válasz arra, hogy mit csinál a vállalkozás, kinek szól, mit szeretne elérni a weboldallal és milyen helyzetből indul.
Ezt követi a tartalom, a projektkeret, a technikai háttér és az élesítéshez szükséges részletek rendezése.
Egy jó weboldalprojekt ezért kevésbé azzal kezdődik, hogy minden fájl készen áll. Sokkal inkább azzal, hogy a megfelelő kérdésekre már vannak használható válaszok.
Ha szeretnéd egy helyen áttekinteni, milyen információkra van szükség az projektjedhez, a weboldal igényfelmérő ad hozzá strukturált kiindulópontot.
